A importância da Gestão de Processos para planos recorrentes

Qualquer empresa, independente do tamanho, precisa de uma estrutura operacional bem feita para não se perder em uma rotina cheia de atividades. É por isso que a gestão de processos se torna fundamental para um negócio.

Mesmo que você se considere pequeno, com funcionamento mais simples e que consegue dar conta de tudo sozinho, realizar a gestão de processos vai trazer benefícios riquíssimos para o crescimento da empresa.

Uma compra de mercadoria, por exemplo, exige uma série de tarefas para que aconteça da maneira mais prática e assertiva possível. Por exemplo:

Um processo pode ser composto de muitas etapas, e ainda envolver outros microprocessos no meio. Eles existem para padronizar atividades que ocorrem com frequência e facilitar toda a cadeia de ações necessárias, em uma ordem repetível por qualquer pessoa.

A falta de um processo estruturado faz com que as atividades acompanhem caminhos diferentes cada vez que executadas, e isso pode ser um grande problema para o desenvolvimento do negócio.

Uma situação bem simples para visualizar parte desse problema é a chegada de um novo colaborador em quem você vai delegar algumas tarefas.

A falta de processos documentados aumentaria, em grande medida, o tempo que você levaria para treiná-lo e transmitir o conhecimento. No caso, os modos de execução das atividades só existiriam na sua cabeça ou na de algum outro gestor.

Então, siga a leitura abaixo para entender como a gestão de processos vai te ajudar a alcançar melhores resultados, crescer em todas as áreas da sua empresa e fazê-la mais competitiva no mercado.

O que é a gestão de processos?

Antes de qualquer coisa, cabe absorver a definição de ‘processo’.

De acordo com o dicionário Michaelis, processo é, além de outras aplicações, a ação ou operação contínua e prolongada de alguma atividade; curso, decurso, seguimento; método empregado para se fazer alguma coisa; maneira, procedimento.

Desta forma, a gestão de processos, também conhecida como BPM (Business Process Management), é a reunião das práticas e ferramentas necessárias para acompanhar o caminho seguido por uma atividade, dentro de uma organização, até ser encerrada.

A importância dessa gestão está, antes de qualquer coisa, na necessidade de melhoria contínua. Somente por meio do monitoramento da operação das tarefas, e análise das métricas e resultados, que se conseguirá aperfeiçoar cada processo.

A gestão de processos permite uma visão mais ampla da empresa e reduz, consideravelmente, as chances de falhas.

Entretanto, para que se possa extrair todos os seus benefícios, é preciso que a organização tenha uma cultura de documentação de processos mais amadurecida. Trata-se da mentalidade de que há valor em seguir o passo a passo em cada atividade.

Muitas vezes, uma tarefa é prejudicada por inteiro porque uma das etapas do processo organizacional não foi executada com atenção, ou porque foi realizada por uma pessoa não capacitada para tal.

Agora que sabemos o que é a gestão de processos e a sua importância dentro de uma empresa, vamos nos aprofundar em suas características para conseguir dominar todo o fluxo.

Características da gestão de processos

Existem algumas características que dão forma à gestão de processos e fazem dela essencial para o crescimento de qualquer organização. São elas:

Cultura de melhoria contínua

Quando todos estão empenhados na mesma missão, fica mais fácil alcançar os resultados. A melhoria contínua deve ser o norteador de qualquer empresa e fazer parte da sua cultura.

Para isso acontecer é preciso que toda a equipe entenda a importância e o valor de estar sempre buscando melhorar os processos e, por conseguinte, do seu acompanhamento e gestão.

Ela também é um processo

A gestão de processos também deve se estruturar em etapas organizadas e documentadas, que serão seguidas para o melhor acompanhamento das atividades, em busca da melhoria contínua.

Levá-la a sério, e seguir seu processo com atenção, certamente irá ajudar a encontrar os gargalos que precisam ser corrigidos e ajustar o necessário a fim de otimizar a rotina.

Padronização e documentação

Essas são palavras-chave na gestão de processos. Nas suas etapas, como veremos lá na frente, depois de mapeadas e visualizadas na rotina, devem ser criados padrões de execução dos processos para que eles sejam sempre acionados da mesma forma.

Depois de padronizados, todos os processos devem ser documentados, a fim de facilitar a consulta de como se dará a operação das atividades. Assim, qualquer funcionário autorizado terá acesso aos passos necessários para desempenhar qualquer tarefa na empresa.

Análise de dados e uso da tecnologia

Para que haja uma gestão de processos séria e que conduza a empresa em um caminho de melhoria contínua, é preciso mensurar todos os resultados e analisar os dados periodicamente, com o objetivo de encontrar possíveis falhas e travas.

Fazer uso de sistemas e plataformas digitais para esse trabalho é praticamente indispensável; ainda mais atualmente, quando a automação vem dominando os negócios e mostrando que os processos manuais ficaram no passado.

Abertura para mudanças

Todos esses pontos mencionados só são possíveis se a empresa tiver abertura para mudar e flexibilidade para se adaptar a novos contextos e cenários que surgem com frequência.

Manter processos rígidos e conservadores só irá dificultar o desenvolvimento do negócio e a sua transformação diante do digital.

Etapas de uma boa gestão de processos

Para estabelecer uma boa gestão de processos e tornar o fluxo de trabalho mais fluido e assertivo, é necessário passar por algumas etapas imprescindíveis e não atropelar ações importantes para esse acompanhamento.

1. Análise da maturidade da empresa no assunto

Em primeiro lugar, é preciso identificar se a empresa possui uma cultura de gestão de processos e se os colaboradores têm maturidade para acompanhar, com cuidado, todos os passos definidos para cada processo dos quais fazem parte.

Se esse não é o seu caso, você pode oferecer cursos e treinamentos para que haja um alinhamento no entendimento geral sobre a importância de seguir processos e gerenciá-los, como motor essencial para o crescimento do negócio.

2. Mapeamento dos processos atuais

Depois disso, os diversos setores da empresa precisam se reunir para mapear todos os processos existentes naquele momento e detalhar os fluxos de atividades. Isso deve ser feito através de fluxogramas e descrição das tarefas.

Isso vai permitir uma visão geral mais ampla das atividades da organização, facilitando a percepção de falhas, gargalos e oportunidades de melhoria.

3. Remodelagem e documentação

Com o brainstorm entre membros das equipes, os processos que precisam de ajustes serão remodelados, a fim de buscar a otimização e a melhoria contínua das atividades. Gargalos serão corrigidos, processos antigos ajustados, novos surgirão e tudo estará anotado em algum lugar.

Sem documentação não há espaço para uma boa gestão de processos. Isso vai eliminar horas e horas de retrabalho em várias situações que possam acontecer no futuro, como o desligamento de funcionários que dominavam os processos.

4. Implementação e monitoramento

Depois de tudo ajustado e documentado, chegou a hora de colocar em prática os caminhos criados para a otimização das tarefas. A construção de um plano de ação, e definição de responsáveis pela execução do projeto será essencial.

Entretanto, isso não é o fim do trabalho. É preciso estar sempre acompanhando e monitorando os resultados para ter certeza de que os processos estão sendo eficientes ou se novos ajustes precisam ser feitos.

5. Gestão e automação

Na ponta final, o gestor deve estar sempre atento aos números provenientes dos resultados da execução dos processos. É essencial que indicadores e métricas sejam estabelecidos para ajudar na tomada de decisões.

Com a confirmação de que os processos estão rodando dentro do esperado, pode-se adotar algum sistema para automatizá-los e ajudar na sua gestão e monitoramento, o que vai contribuir com a economia de recursos e redução de gastos.

Vantagens da gestão de processos para planos recorrentes

Diante de tudo que já foi falado, fica fácil enxergar todas as vantagens da gestão de processos para os negócios. Eu diria ainda que os benefícios são maiores quando falamos de planos recorrentes.

Já comentamos em outros textos por aqui sobre as características de empresas de planos recorrentes e a repetição de ações, como cobranças, pagamentos e emissão de notas fiscais. É algo da própria natureza do modelo de negócio.

Assim, uma gestão de processos bem consolidada vai trazer mais agilidade, otimização e assertividade na rotina dos profissionais que trabalham com a venda de planos recorrentes. Se houver uma plataforma de automação de processos, como a Tenex para a gestão financeira, o ganho será ainda maior.

Então, para destacar apenas algumas das vantagens, podemos citar:

Visão mais ampla da operação da empresa;
Redução de custos;
Melhor aproveitamento de recursos;
Economia de tempo;
Melhora na experiência e satisfação do cliente;
Retenção de talentos;
Maior produtividade do time;
Maior qualidade na entrega dos serviços;
Redução do trabalho manual;
Maior controle das atividades;
Rapidez e assertividade na tomada de decisões.

Depois deste artigo, acredito que você não deva mais esperar muito para adotar a gestão de processos na sua empresa, não é mesmo? Então, não perca tempo e comece a investir na propagação da cultura de processos na sua organização.

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