Gestão Financeira: guia completo

O que é gestão financeira e qual sua função dentro de um empreendimento?

Em síntese, o papel da gestão financeira é projetar o crescimento do negócio enquanto mantém sua saúde financeira.

Dentro desse contexto, são considerados três aspectos:

Controle – manter os registros e bom funcionamento do setor financeiro;
Planejamento – garantir a sustentabilidade e saúde financeira da empresa, enquanto projeta planos para maximizar receitas e diminuir despesas;
Análise – identificar pontos de melhoria dentro do fluxo financeiro da empresa;

Estes três aspectos citados acima devem permear as parte mais importante disso tudo: a operação financeira.

Dica: De pouco servirá o controle, planejamento e análise sem uma execução eficiente. Inclusive, recomendamos a leitura do excelente livro “Execução: a disciplina para atingir resultados”, escrito por Larry Bossidy e Ram Charam.

Contudo, dentro de uma operação eficiente, deve-se considerar uma prática essencial: os registros financeiros.

Toda movimentação deve ser justificada e o meio para isso é documentar tudo. Sendo assim, um setor financeiro sem registro de informações é um setor falho.

O que é Gestão Financeira?

Então, podemos considerar a gestão financeira como a junção dos três aspectos essenciais aplicados na operação financeira, sem esquecer da prática fundamental que são os registros financeiros.

Por sua vez, a operação financeira é constituída por algumas sub-operações. Estas estão presentes em quase todos os setores financeiros que conhecemos. São elas:

Gestão de Contratos
Faturamento (Contas a Receber)
Cobranças
Gestão de Custos e Despesas (Contas a Pagar)
Planejamento Financeiro e Orçamentário
Gestão Tributária

Para entender melhor…

Como as finanças são algo que podem determinar o sucesso ou fracasso de uma empresa, é importante que possamos conhecer a profundidade da operação e possamos projetá-las no controle, planejamento e análise.

É por isso que, neste artigo, vamos comentar, com mais detalhes e exemplos, cada uma das sub-operações de um setor financeiro. Para finalizar, falaremos sobre os riscos da desorganização financeira e apresentaremos algumas dicas para estruturar um setor financeiro organizado e eficiente.

Vamos com a gente?

1. Gestão de Contratos

Como já falamos na introdução, registrar as movimentações da empresa é essencial. Portanto, tenha o registro de todos os contratos assinados pela empresa, seja para prestação ou consumo de serviços.

O controle de contratos vai te ajudar a ter domínio sobre os seus compromissos financeiros, seja nas contas a receber ou a pagar.

Por isso, é essencial ter fácil acesso à informações, tais quais:

Qual a relação com cada cliente e fornecedor e seu termos?
Quando foi iniciado o contrato e até quando ele dura?
Quais são os contratos ativos?

2. Faturamento

O faturamento contabiliza a soma de todas as vendas. Sendo assim, tudo o que entra no caixa através de prestação de serviço ou venda de produtos, será o faturamento.

Portanto, o faturamento garante a existência do empreendimento.

Se você está operando com prestação de serviços, os valores de faturamento virão dos contratos assinados ou vendas efetivadas.

Dentre as principais atividades de faturamento, estão:

Consolidação dos serviços e valores contratados por cada cliente;
Emissão de faturas e notas fiscais;
Registro junto à Contas a Receber e Cobranças;

Dica: Faturamento e Cobranças devem andar lado a lado. É por isso que falamos em Gestão de Cobranças e Faturamento. O objetivo é acompanhar cada situação a partir da emissão da fatura. Ou seja, logo após a efetivação da venda, começa o processo de cobrança para maximizar arrecadação e reduzir inadimplência.

3. Cobranças

Fazer cobranças é algo bem delicado. Mas, tudo vai depender de como você aborda este grupo de atividades.

Nesse momento, a gente lembra aquele clássico ditado popular: “Prevenir é melhor do que remediar”. Portanto, para obter sucesso em cobranças, é melhor prevenir a situação de inadimplência.

Dica: Além de reforçar sobre a importância da dica que te demos logo ali acima, você pode ler mais sobre alguns passos para vencer a inadimplência.

A operação de cobranças, vai girar em torno de atividades como:

Envio de faturas, boletos ou outras formas de pagamento;
Acompanhamento de vencimentos e recebimentos (consolidação das informações de pagamento com as contas a receber);
Enviar lembretes de vencimento ou faturas em aberto;
Fazer análise da necessidade de contato mais pessoal com clientes em situação de inadimplência;
Realizar suspensão de serviços (muito comum para empresas SaaS) ou cobrança jurídica;

Damos uma atenção especial às cobranças porque elas estão diretamente ligadas ao faturamento, que é uma outra sub-operação essencial para a saúde financeira.

Porém, devemos te alertar sobre os perigos de realizar cobranças manuais. Se o seu negócio está em crescimento e você já sente uma certa dificuldade em controlar cada situação de maneira detalhada, considere a opção de contratar um sistema de cobranças.

Dessa forma, a automação de cobranças se torna cada vez mais uma realidade dentro das empresas. Utilizar um sistema que automatize os processos, será muito importante para que você economize tempo e ganhe eficiência.

4. Gestão de Custos e Despesas (Contas a Pagar)

Contas a Pagar reúne todas as obrigações financeiras de um empreendimento. Salários, estrutura, serviços consumidos e etc.

Nesse caso, o controle de contas a pagar é ter o registro de todas essas informações para que você tenha os pagamentos em dia.

Dentre as atividades de contas a pagar, estão:

Realizar pagamentos
- Fornecedores;
- Colaboradores;
- Folha Salarial
- Impostos;
Controle de Despesas;
Controle da folha de pagamento e burocracia envolvida;
Controle de impostos gerais;

Dica: As atividades que citamos aqui em cada tópico constituem apenas uma parte de cada sub-operação. Algumas dessas, podem estar distribuídas de maneira diferente, a depender da realidade de um determinado negócio. Outras, podem estar diretamente envolvidas em uma ou mais sub-operações.

Por exemplo, em uma determinada empresa, o mesmo setor é responsável por emitir a fatura e realizar as cobranças. Por outro lado, os impostos envolvem a gestão tributária e de custos e despesas.

5. Planejamento Financeiro e Orçamentário

Não confunda este planejamento financeiro e orçamentário, com o planejamento de uma maneira mais estratégica, como foi citado logo no início deste artigo.

Em suma, o planejamento citado como um dos pilares fundamentais da gestão financeira, diz respeito a todo o planejamento do seu setor financeiro. Considerando todas as sub-operações.

Por exemplo, um planejamento para otimizar o faturamento e a gestão de contratos, ou uma visão a médio e longo prazo de investimentos que você pretende fazer.

Então, nesta sub-operação planejamento, estarão todas as atividades operacionais que dão suporte ao planejamento maior que permeia a operação financeira (a junção de todas sub-operações).

Portanto, esta sub-operação está ligada à atividades como:

Controle do fluxo de caixa;
Aprovação de novos investimentos;
Negociação com fornecedores para redução de custos;

6. Gestão Tributária

Estar com os impostos em dia é essencial para o sucesso do seu negócio. A Gestão Tributária envolve a interpretação correta da lei, visando sempre o ajuste dos impostos de maneira que estejam quitados e sempre com a menor cota possível.

Dessa forma, isso é uma parte importante e estratégica para algumas empresas, como as do setor industrial. Existem empresas que trocam de cidade sede para economizar 2%, 3% em tributos.

Às vezes, por um simples desconhecimento da lei, você pode estar pagando mais tributos do que deveria ou estar em débito com algum imposto específico. Isso pode trazer prejuízos enormes à empresa, como multas e sanções.

Quais são os riscos de uma gestão financeira desorganizada?

Inúmeros! Alguns acarretam na falência, outros na ineficiência.

A questão central aqui é que, em uma empresa de sucesso, a gestão financeira deve ser eficiente e transparente.

Isso aumenta a credibilidade do negócio e pode abrir portas para mais investimentos, sejam eles internos ou externos.

Vamos citar alguns dos principais riscos de uma gestão financeira ineficiente. São eles:

Erros operacionais frequentes

Desorganização implica em erros. Documentos ou informações importantes perdidas, pagamentos atrasados.

Esses pequenos erros vão minando a operação, a tática e a estratégia do seu negócio.

Falta de controle de fluxo de caixa

O fluxo de caixa dá uma panorama geral da saúde financeira da empresa. É a ferramenta necessária para te ajudar nas tomadas de decisão sobre todas as movimentações financeiras necessárias.

Falta de controle do fluxo de caixa pode significar atrasos em pagamentos, investimentos fora do orçamento disponível.

Isso significa ineficiência e falta de credibilidade do seu negócio perante os colaboradores, clientes e stakeholders.

Alta taxa de inadimplência

Como já explicamos acima, a cobrança é uma das sub-operações mais importantes da gestão financeira.

A cobrança ideal considera o acompanhamento a partir da venda efetuada. Considerar cobranças a partir da situação de atraso está errado.

Portanto, se você está desorganizado financeiramente, dificilmente conseguirá aplicar uma cobrança eficiente em cada uma de suas faturas. Isso implicará na taxa de inadimplência.

Muitas vezes, clientes atrasam pagamentos, não porque estão sem fundos, mas porque acabam esquecendo de alguns compromissos que têm em meio a tantos outros.

Inadimplência é um dos principais motivos para a falência das empresas.

Dificuldade na obtenção de lucros

A desorganização começa na falta de controle e este é o primeiro pilar da gestão financeira. Controlar a operação é essencial para desenvolver análise e planejamento.

Se você não controla, não consegue identificar oportunidades de redução de custo. E no final da questão, reduzir custos implica diretamente na geração de lucros.

Sem controle de custos, você não consegue nem calcular um preço justo para seu serviço ou produto. Você pode estar faturando alto, mas é possível que esteja operando no vermelho ou com dias contados para a falência.

Baixa credibilidade do negócio

A desorganização na gestão financeira vai minar todas as atividades do seu negócio. Lembra como falamos da importância da operação e dos registros logo no início deste artigo?

Imagine um cenário com falhas na cobrança, falta de pagamento de contas e impostos fiscais, salários atrasados e etc.

A imagem da sua empresa estará manchada em alguma parte enquanto não houver cumprimento das obrigações financeiras.

Dificuldade de projeção financeira

Como projetar algo com a casa desorganizada?

É preciso de dados corretos para não dar passos em falso. Dificuldades de projeção limitam as possibilidades de crescimento/expansão do negócio.

Como estruturar um setor financeiro eficiente e organizado?

Não se espante se você achou o conteúdo denso!

As obrigações da gestão financeiras são muitas, mas se você iniciar da maneira correta, terá poucas dores de cabeça.

Tudo vai depender do foco financeiro. É um termo que criamos aqui para a realidade de pequenas e médias empresas.

Definimos foco financeiro como a capacidade priorizar uma ou algumas sub-operações financeiras para obter o melhor rendimento do setor financeiro.

Neste caso, as outras sub-operações se tornam auxiliares ou de menor prioridade. Em suma, é o foco no que é essencial para melhores resultados dentro do seu setor financeiro considerando a realidade do seu segmento.

Por exemplo, se seu empreendimento é um clube, associação ou SaaS (software como serviço), é bem provável que você tenha um grande número de vendas recorrentes. Assim, faz mais sentido focar sua atenção para as sub-operações de cobrança e faturamento.

Por outro lado, uma indústria, que tem na redução de custos uma boa oportunidade para aumentar sua margem de lucro, deve priorizar a gestão tributária e contas a pagar.

Além desta definição acima, para estruturar um setor financeiro eficiente, recomendamos dar atenção a três aspectos:

Utilização de softwares financeiros

Computação não é mais o futuro, é o presente! Automação financeira aumentará sua eficiência.

Portanto, desempenhar atividades financeiras de maneira manual, só é aceitável em casos de pouco faturamento e/ou pequeno número de clientes.

Você pode utilizar um sistema financeiro mais geral, que integra todo o seu setor em uma só plataforma. Mas você também pode utilizar soluções específicas para cada sub-operação e integrá-las a um sistema maior onde você faz o controle geral.

As soluções específicas para o seu foco financeiro são mais pertinentes. Contratar ou construir um sistema robusto que contemple toda a realidade do funcionamento financeiro é um custo que, na maioria das vezes, não vale o benefício em uma PME.

Por exemplo, digamos que você possui um clube de vantagens que cobra 150 associados através de mensalidades. Por ser um clube, já recomendamos o foco na geração de receita e cobranças para receber em dia.

Nesse caso, utilizar a Tenex como o seu sistema de gestão, vai automatizar toda sua geração de faturas e inserir cada uma delas em um fluxo de cobrança automático.

Com as sub-operações prioritárias do seu setor otimizado, você pode avaliar a necessidade de contratação de outros sistemas ou até mesmo terceirizar alguns serviços, o que é bem comum para a gestão tributária.

Gestão e otimização de processos

Desenhar, implantar e manter a disciplina no funcionamento dos processos, será essencial para a gestão do conhecimento e das informações.

Lembra que citamos o controle como o pontapé inicial para o sucesso da gestão financeira com a análise e planejamento?

Pois bem, implantar processos diminuem os riscos de perder informações e facilitam o andamento das atividades. Na mesma linha, utilizar sistemas financeiros vai te ajudar a definir e seguir os processos.

Com processos bem definidos, o próximo passo é acompanhá-los com o objetivo de identificar oportunidades de otimização.

Capacitação de funcionários

Não tem como falar de sucesso sem pessoas capacitadas, ainda mais na realidade de uma PME.

Empresas são apenas abstrações, os responsáveis pelo sucesso da mesma são as pessoas envolvidas.

A realidade da grande maioria das pequenas e médias empresas brasileiras é de puro multi-tasking. Portanto, funcionários devem desempenhar diferentes tipos de atividades ou funções, algumas vezes simultâneas.

Então, a capacitação deverá ser constante. Treinamentos, workshops, leituras e envolvimento com o ecossistema vão colaborar com a evolução e atualização da empresa. As melhores práticas estão sempre por vir.

Dica: Aqui no blog da Tenex, você encontrará sempre conteúdo relevante e aplicável para ajudar a sua empresa. Assine nossa newsletter pelo formulário ao lado ou clique aqui.

Gestão financeira na prática!

Se você leu até aqui, espero que tenha compreendido que para o seu sucesso financeiro será essencial ter uma execução eficiente e se lembrar sempre de fazer os registros das movimentações.

Mas lembre-se que o foco financeiro será importante para melhores resultados, principalmente se você está dentro de um contexto de uma PME.

Portanto, dentro da sua gestão, priorize e cuide das seis sub-operações: gestão de contratos, faturamento (contas a receber), cobranças, gestão de custos e despesas (contas a pagar), planejamento financeiro e orçamentário e gestão tributária.

Então, com a operação full-power, lembre-se que a análise, o controle e o planejamento são os pilares da gestão financeira.