Automação empresarial: o que é, como funciona, vantagens
Todo gestor está sempre buscando maneiras de otimizar os processos da empresa e reduzir custos e melhorar a produtividade do time, o que nem sempre é uma tarefa simples.
Dificilmente, algumas das formas de otimização encontradas para a operação do negócio vão funcionar bem sem a ajuda da tecnologia. O avanço digital possibilitou diversas inovações em todas as áreas da vida, e com o meio corporativo não foi diferente.
São várias as ferramentas pensadas para auxiliar o dia a dia no ambiente de trabalho, em qualquer setor que seja, desde o gerenciamento de tarefas, passando pela análise de dados e geração de relatórios, até a tomada de decisões estratégicas.
Tratam-se de softwares para automação de processos, digitalização de serviços, organização de rotinas, gestão de projetos, atendimento ao cliente, potencialização de vendas, entre outras.
Essas soluções permitem não só a otimização dessas atividades, mas também um melhor uso dos recursos disponíveis, possibilitando a redução de custos e economia de tempo.
Hoje, nós já podemos nos ver livres dos antigos processos e agilizar a rotina através da automação empresarial. Imagina ter que fazer a gestão financeira de um negócio apenas usando uma calculadora e tomando nota com caneta e papel.
Uma empresa pode até conseguir caminhar com os processos manuais por um tempo, mas em determinado momento vai ser preciso automatizar algumas ações para continuar crescendo.
Então você pergunta: “E como eu faço pra realizar essa transição e escalar meu negócio?”
É só continuar a leitura que, neste artigo, vamos falar sobre o que é automação empresarial, suas vantagens para os negócios, os principais tipos e todos os detalhes que você precisa saber para alcançar os melhores resultados.
O que é a automação empresarial?
Automação empresarial é a ação que visa padronizar e passar os processos manuais da empresa para um formato automatizado, buscando, assim, ganhar mais agilidade nas atividades, melhor desempenho e economia de recursos, tudo por meio da tecnologia.
Exemplo 01: Gestão de vendas
Fernando é vendedor e precisa enviar um e-mail de lembrete para os clientes que ainda não finalizaram o cadastro dos seus planos.
Até pouco tempo atrás, Fernando precisava abrir a planilha do excel em que guardava as informações de todos os leads em negociação, olhar linha por linha para conferir o endereço de email de cada um, copiar a informação e colar, um por um, para poder enviar a mensagem.
Hoje, Fernando faz uso de uma ferramenta de automação de vendas que permite que ela faça essa operação em poucos cliques, gastando bem menos tempo que no processo anterior.
A economia de tempo também é economia de dinheiro.
Conseguem perceber o ganho nessa situação? Mas para facilitar o entendimento ainda mais, vamos para uma ilustração que envolve a redução de custos de forma mais objetiva.
Exemplo 02: Atendimento ao cliente
Adriano tem uma grande clínica, e uma equipe de atendimento com 18 pessoas. Depois que implementou o sistema de URA (Unidade de Resposta Audível), com falas e respostas automáticas para as ligações, conseguiu reduzir o time de telefonistas para 10 pessoas.
Ele percebeu que muitas chamadas eram apenas para tirar dúvidas simples ou perguntar sobre atendimento por plano de saúde. Isso ocupava mais tempo do atendente com questões que podiam ser, facilmente, respondidas automaticamente.
Quando programou um sistema automatizado para solucionar a demanda, Adriano reduziu bastante o tempo de atendimento do setor e conseguiu diminuir os custos com a equipe.
Exemplo 03: Assinatura de documentos
Para finalizar os exemplos, você lembra o que era preciso para assinar um documento através de um processo manual? Dá canseira só de pensar em imprimir os papéis, assinar várias folhas, ter que enviar para outro lugar, às vezes até por correio.
E quando precisa de reconhecimento de firma em cartório, então. Já deu preguiça, né?
Hoje, são várias as ferramentas de assinatura eletrônica que facilitam e encurtam o processo de assinar um documento digitalmente, e com validade jurídica. Você pode fazer isso de qualquer lugar, sem precisar imprimir nada nem pagar transporte ou serviços cartorários.
A automação empresarial faz parte de toda essa revolução tecnológica e digital, e já é ponto certo nas empresas que pensam em fazer decolar os seus resultados.
Acabamos de citar três exemplos básicos para automação empresarial:
- Plataforma de gestão e automação de vendas;
- Sistema de respostas automáticas para ligações (URA);
- Ferramenta de assinatura eletrônica.
Não tenho dúvidas de que a implementação de apenas uma dessas estratégias já seria transformador para o seu negócio, em todos os sentidos, o que vou abordar mais detalhadamente nos próximos tópicos.
Por que a automação empresarial é importante?
Tenho certeza de que agora você já deve ter entendido a importância da automação empresarial e estar convencido de que essa é a melhor alternativa para o crescimento do seu negócio.
Porém, se ainda houver dúvidas, vou detalhar alguns pontos e vantagens para você terminar a leitura já buscando as primeiras ferramentas para automatizar os processos na sua empresa.
Quando se percebe a importância desse movimento de transição dos processos manuais para automáticos, é quase um caminho sem volta. É preciso enxergar o valor que isso traz para a empresa.
Como já foi falado anteriormente, a transformação digital vem acontecendo de forma exponencial, cada vez mais rápida e intensa. A necessidade de migração para esse contexto já é sentida por todas as áreas da vida comum.
De forma gradual, antigos processos e modos de fazer vão caindo em desuso.
Basta olhar para os meios de pagamento, principalmente depois da pandemia de covid-19. Com a popularização das fintechs e seus bancos digitais, e o surgimento do pix, se algum comerciante aceita pagamento apenas por dinheiro, ele pode acabar perdendo uma venda.
Sendo assim, as empresas que quiserem acompanhar essa transformação precisam se manter em constante atualização, se abrindo para as tendências do mercado que vão fazer com que elas não sejam deixadas para trás.
A automação empresarial faz parte de toda essa revolução tecnológica e digital, e já é ponto certo nas empresas que pensam em fazer decolar os seus resultados.
E não precisa nem ser um grande negócio para se valer desse recurso. Muitas formas de otimizar processos através da automação são bem acessíveis e de simples aplicação.
Mais à frente vamos ver alguns tipos de automação e como implementá-la na prática, mas antes vale destacar as suas principais vantagens para as empresas.
Vantagens da automação empresarial
Até aqui, já ficou pincelado pelo texto algumas vantagens mais óbvias da automação de processos nas empresas. Agora eu vou trazer outros benefícios que seu negócio certamente vai ter depois de seguir nossas dicas.
1. Padronização de processos
Toda organização possui processos que precisam ser repetidos com frequência.
Mesmo que a empresa tenha um padrão a ser seguido, essa operação, se realizada de forma manual, não está livre de falhas e nem permite escalabilidade.
Com a padronização dos processos, e sua automação, se tornou possível ganhar muito mais eficiência, assertividade e volume, o que não era viável quando feitos manualmente.
2. Redução de falhas
O uso de um sistema de automação empresarial garante que os dados envolvidos nos processos sejam mais confiáveis pois, com a transferência da execução das tarefas da pessoa para uma máquina, ocorre uma redução considerável de falhas.
Embora o sistema também seja suscetível a erros, eles são bem menos frequentes e mais previsíveis, tornando o controle da situação mais fácil, através de um suporte técnico.
3. Ganho de agilidade e aumento na produtividade
Agora que os processos estão padronizados e automatizados, o que antes levaria horas para ser concluído, pode passar a durar alguns minutos, gerando economia de tempo e otimização.
Assim, toda a operação ganha agilidade e velocidade, sem o medo da falha humana. Todo o time poderá focar em atividades mais estratégicas e render bem mais produtividade para o setor.
Além disso, é possível programar ações para serem realizadas em horários que os funcionários não poderiam atender, como em finais de semana ou madrugadas.
4. Centralização e controle das informações
Com a adoção de uma plataforma única para gerenciar e automatizar diversos processos da empresa, será possível ter todas as informações e dados relevantes em um único lugar, acessível para todos a quem interessar.
Essa facilidade também permite mais integração entre setores, maior fluidez na comunicação entre os times e mais transparência das informações. A operação pode ser acompanhada com mais detalhes e precisão, e o histórico fica salvo para conferência dos dados.
5. Melhora na tomada de decisão
Se você é gestor de uma empresa, certamente precisa tomar decisões todos os dias, das mais simples às mais difíceis. Com um sistema que centraliza todas as informações mais pertinentes do negócio, gera gráficos e relatórios, essa tomada de decisão se torna mais assertiva.
Embasar as decisões e escolhas estratégicas da empresa em dados é o caminho mais eficaz para evitar erros que podem trazer prejuízos.
O melhor é que essas informações (como a taxa de inadimplência, faturamento de um produto específico e os resultados de vendas do mês) estão disponíveis a qualquer momento.
6. Geração de valor ao cliente
Com o bom funcionamento de uma rotina empresarial que faz uso de uma plataforma de automação, certamente você irá conseguir gerar bem mais valor ao seu cliente.
A padronização e otimização dos processos, redução de falhas, mais agilidade e produtividade, e todos os ganhos já mencionados, vão fazer sua equipe conseguir melhorar a jornada do cliente desde o primeiro atendimento até a entrega do produto ou serviço.
Ele vai ser atendido mais rápido, com mais atenção, mais riqueza de informações, e vai ter a demanda resolvida em pouco tempo e da forma que deseja, sem erros ou ruídos na comunicação.
Ademais, uma empresa que acompanha as tendências tecnológicas está sempre um passo à frente na autoridade e credibilidade que passa aos seus consumidores.
7. Redução de custos
Por fim, mas não menos importante, e já bastante comentada durante o texto: a redução de custos. Essa talvez seja a vantagem mais almejada pelos gestores.
O investimento realizado em uma plataforma de automação empresarial é ínfimo se comparado ao tanto de custos reduzidos, e até mesmo eliminados, com sua adoção.
Nesse caso, a economia de tempo também é economia de dinheiro.
Assim, será possível enxugar os gastos com o setor pessoal, reduzir custos com alguns recursos não mais necessários, como outras ferramentas e sistemas, e também evitar o desperdício com decisões mais inteligentes e estratégicas.
Conheça os principais tipos de automação empresarial
Agora que já temos conhecimento de várias vantagens ao implementar uma plataforma de automação empresarial para seu negócio, vamos destacar alguns dos principais tipos de automação, já conhecidos por muitas empresas.
Contudo, vale ressaltar que não necessariamente você precisará contratar um serviço de cada tópico abaixo. Isso vai depender do tipo do seu negócio, seus processos mais críticos e dos setores com mais necessidades na sua organização.
Automação de marketing
Uma das queridinhas dos últimos tempos, a automação de marketing permite que as marcas alcancem um grande número de leads, a um custo mais baixo que as mídias tradicionais, e com inúmeras opções de segmentação para melhorar a assertividade.
Agendamento de posts em redes sociais, veiculação de anúncios pagos, captura de leads por landing pages e formulários, personalização e disparo de emails e SMSs automáticos e geração de relatórios, são alguns dos muitos recursos de uma plataforma de automação de marketing.
Automação no atendimento ao cliente
Depois de uma boa investida na automação de marketing, também será preciso otimizar os processos no atendimento dos novos clientes. Essa área também é cheia de opções no mercado para possibilitar que sua empresa ofereça a melhor experiência ao cliente.
Com ferramentas como chatbots e URAs de atendimento, é possível diminuir os gastos com equipe e ainda garantir mais praticidade na resolução de algumas demandas do consumidor.
A automação no atendimento também pode ser vista em plataformas de CRM e de Contact Center, porque ajudam os atendentes a acessarem informações de clientes com mais agilidade e oferecerem um suporte omnichannel.
Automação nos processos financeiros
Quando falamos de dinheiro, toda atenção e cuidado são necessários para uma boa gestão de fluxo de caixa. Existem plataformas muito eficientes para esse controle, como é o caso da Tenex, que oferecem recursos que vão garantir processos mais otimizados.
Muito usadas em planos recorrentes, essas ferramentas possuem automação de cobranças, geração de documentos e contratos, pagamentos via meios digitais, emissão de notas fiscais, notificação através de vários canais, entre outros, que vão acelerar o crescimento do negócio.
Podemos citar ainda as plataformas de gestão de tarefas e processos, de controle de estoque e vendas, logística, automação de processos de compras, e outros tipos de automação empresarial que deixaremos para aprofundar em outro momento.
Como implementar a automação empresarial na prática?
Certo, agora que você está por dentro do universo da automação empresarial, deve estar se perguntando por onde começar para realizar essas melhorias no seu negócio e colher os resultados esperados. Então, vamos a algumas dicas:
1. Mapeie todos os processos
Primeiro de tudo, é preciso mapear e ter entendimento dos processos existentes na empresa. Não quer dizer que você deva automatizar todos eles, mas essa visão é importante para decidir quais vão requerer mais atenção inicial.
Dica: reúna o máximo de líderes possível para realizar esse mapeamento. Eles vão trazer a perspectiva de cada setor envolvido.
2. Entenda as necessidades e defina prioridades
Depois dos processos mapeados, chegou a hora de definir por quais deles começar. Isso só será possível se existir uma clareza de quais são as necessidades da empresa naquele momento, seus principais objetivos e desafios, e quais setores necessitam de mais atenção.
Dica: escolha os processos mais simples para começar.
3. Encontre as soluções adequadas para suas necessidades
Com a definição de quais processos serão os primeiros a serem automatizados, vai ser mais fácil escolher que plataformas de automação melhor vão atender às suas necessidades.
Uma boa pesquisa no mercado, conversas com especialistas e os responsáveis pelos processos, vão trazer a decisão de qual ferramenta mais vai contribuir com a otimização dos processos e redução de custos.
Dica: se você está buscando automatizar os processos de vendas e cobranças, a Tenex pode te ajudar.
4. Capacite seus líderes e times
Você pode ter a melhor plataforma de automação empresarial do mercado, se sua equipe não for treinada para realizar os processos naquele sistema, todo o investimento não fará sentido.
Comece pelos líderes, que serão os responsáveis por analisar a execução de cada processo do seu time, e depois ofereça treinamento para todos os envolvidos, assim, as falhas vão ser reduzidas consideravelmente.
Dica: defina um responsável pela implementação da solução.
5. Acompanhe os resultados
Depois que a solução estiver implementada, todos os profissionais treinados e os processos sendo executados automaticamente, basta fazer o monitoramento dos resultados para saber se a dinâmica está funcionando da forma planejada, de acordo com as metas e objetivos.
Assim, você poderá seguir melhorando cada processo, consertar eventuais erros no caminho e deixar sua operação mais ágil, eficiente e produtiva.
Dica: use sempre indicadores e métricas para analisar os resultados.
Imagino que agora já tenha batido aquele cansaço só de pensar em continuar com os processos manuais, não é mesmo? Depois de conhecer a automação empresarial, e os seus benefícios para a empresa, você não vai pensar duas vezes antes de implementar no seu negócio.
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