Notificação de Cobrança: dicas para reduzir a inadimplência
Uma das ferramentas mais assertivas para a redução da inadimplência é a notificação de cobrança, que pode ser facilmente implementada na rotina da empresa.
Das tarefas desafiadoras que a gestão de um negócio pode enfrentar, cobrar clientes inadimplentes está entre as principais. Vários são os fatores que levam alguém a atrasar pagamentos, desde dificuldades financeiras até o próprio esquecimento.
Assim, como estamos falando de um assunto delicado, é necessária certa habilidade na comunicação e organização do processo para evitar desgaste na relação com os clientes ou, até mesmo, a perda deles.
Neste texto vamos detalhar o assunto, explicar o que é uma notificação de cobrança, quais os seus benefícios e como utilizá-la da melhor maneira possível para você conseguir alcançar a tão desejada redução da taxa de inadimplência do negócio. Vem com a gente.
- O que é uma notificação de cobrança
- Utilize uma régua de cobrança
- Tenha cuidado com o tom da mensagem
- Fuja da notificação de cobrança manual
- Contrate uma plataforma de automação financeira
O que é uma notificação de cobrança
Uma notificação de cobrança nada mais é do que uma mensagem de alerta enviada pela empresa para o cliente com a finalidade de comunicar alguma dívida, atraso de pagamento ou a aproximação do vencimento da próxima fatura.
Essa mensagem também é chamada de carta de cobrança e o seu uso está amparado no Código de Defesa do Consumidor (CDC), que estabelece a maneira correta de realizá-la, sem expor o cliente a uma situação constrangedora ou abusiva.
Qualquer empresa tem permissão para realizar notificações de cobrança para os clientes inadimplentes, desde que estejam preservados os seus direitos de acordo com Código de Defesa do Consumidor.
Essas cobranças podem ser feitas por diversos meios (e-mail, SMS, ligação, whatsapp) e é importante saber adaptar a comunicação para a linguagem própria de cada canal utilizado.
Também é essencial identificar e utilizar o meio de contato da preferência do cliente para a realização dessas notificações. Assim, evitamos perda de tempo com comunicações não eficientes.
Utilize uma régua de cobrança
Uma boa gestão financeira acompanha sua venda do primeiro contato até o pagamento. Em tratando-se de um modelo de negócio de plano recorrente, isso se torna ainda mais importante, pois a periodicidade desses processos torna a rotina mais complexa.
Qualquer detalhe mal monitorado pode ser prejudicial para o faturamento e aumentar a taxa de inadimplência.
É aqui que entra a necessidade de criar uma boa régua de cobrança, que nada mais é do que um roteiro ditando o passo a passo do processo de cobrança até que o pagamento seja realizado ou a dívida quitada.
Na régua de cobrança é estabelecido todo o fluxo, etapa por etapa, dos contatos com o cliente, desde o momento que ele efetua a compra: quantas mensagens enviar até o pagamento, com que frequência, quais mensagens e em que canais (telefone, SMS, email, WhatsApp).
Pode parecer que não, mas ter o domínio desse processo, segui-lo com atenção e registrar todas as interações pode ser o diferencial que sua empresa precisa para sair do vermelho.
O fluxo vai servir para que tudo esteja controlado e que nenhum centavo passe despercebido nas contas a receber. Fazendo um trabalho prévio bem planejado, evita-se que a dívida do cliente aumente e se torne inviável.
Tenha cuidado com o tom da mensagem
Sabemos que o ato de cobrar, por si só, já é uma tarefa difícil para a maioria das pessoas e, por isso, para fazer notificações de cobrança eficientes, é imprescindível que haja sensibilidade no texto da mensagem.
Trata-se de uma comunicação mais delicada pois nem sempre os clientes inadimplentes deixam de pagar por esquecimento, mas também por razões de força maior.
O desemprego, despesas não planejadas ou dificuldades financeiras (o que, infelizmente, tem sido realidade de muitos brasileiros) são outros fatores que levam consumidores a priorizar o pagamento de umas contas em detrimento de outras.
Portanto, a comunicação de cobrança deve ser pensada levando em consideração todos esses pormenores, pois queremos manter um bom relacionamento com o nosso cliente e sempre oferecer a melhor experiência.
Assim, contar com uma mensagem amigável, compreensiva, aberta e que está disposta a entender o que anda acontecendo com o consumidor para que ele tenha atrasado o pagamento, é o caminho mais adequado.
Muitas vezes, basta oferecer um desconto ou uma facilitação no pagamento para que o cliente se sinta mais seguro e tranquilo para a quitação da dívida. Se o problema tiver sido esquecimento, a lembrança vai ser tudo que ele precisava.
Fuja da notificação de cobrança manual
Para muitos clientes basta uma notificação um dia antes do vencimento da fatura para realizar o pagamento. Essa simples mensagem já evita que a empresa precise notificar a dívida após o prazo acordado, o que geraria mais desconforto na comunicação.
Se mesmo assim o pagamento não acontecer, deve-se continuar seguindo a régua de cobrança até a quitação da dívida. Com tudo roteirizado e planejado, a execução fica mais fácil e rápida, sem exigir que se precise pensar na mensagem e no canal a cada nova notificação.
Esse fluxo, se feito de modo manual, além de poder desgastar a relação com o cliente, pode requerer bastante tempo da equipe responsável. Quando a clientela é pequena não se pensa muito nisso, mas imagine quando a empresa começar a atingir centenas ou milhares de clientes.
Cada cliente vai estar em uma etapa da régua, demandando situações diferentes e mensagens adaptadas para cada canal de comunicação usado no fluxo.
Dessa forma, segurar o ritmo da cobrança com fins de reduzir a taxa de inadimplência vai se tornar insustentável. A manutenção desse processo se tornará bem mais onerosa e a sensação é de perder dinheiro tentando aumentar o faturamento.
Então, como otimizar tudo isso?
Contrate uma plataforma de automação financeira
É possível automatizar todo o processo de notificação de cobrança e passar a apenas monitorar o andamento do fluxo e intervir quando for necessário.
O mercado, hoje, possui várias ferramentas tecnológicas e inovadoras, com funções pensadas para melhorar a rotina do departamento financeiro da sua empresa, como o disparo automático de notificações de cobrança.
Já pensou reduzir consideravelmente os custos e esforços da sua equipe, realizando cobranças automáticas em questão de poucos cliques, e ainda reduzir a inadimplência?
Com uma plataforma de automação financeira, como a Tenex, você pode montar faturas, gerar boletos, emitir nota fiscal, criar uma régua de cobrança personalizada, estabelecer quais dias as notificações devem ser feitas, em que canais e já deixar as mensagens agendadas.
Vai ficar na mão do gestor apenas acompanhar a jornada de pagamento, conferir o status de cada situação e analisar quando for necessário uma ação mais individual.
Isso vai dar praticidade e agilidade ao processo e também oferecer mais segurança e tranquilidade ao cliente, que poderá contar com a empresa para não deixar passar batido algum pagamento na correria da rotina.
Aqui na Tenex, temos casos de clientes que conseguiram zerar a inadimplência no primeiro mês de uso da nossa plataforma.
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