8 motivos para automatizar cobranças na sua empresa
Ter um Gestão de Cobranças eficiente é um desafio. E dada a complexidade de um processo manual, automatizar cobranças surge como a melhor solução.
Em um cenário de poucas vendas, você consegue manter uma rotina manual com:
- uma régua de cobrança bem definida (processo);
- boas cartas de cobrança;
- timing correto para entrar em contato com o seu cliente (boas práticas).
Porém, quando é necessário dar conta de muitas mensalidades, a cobrança manual apresenta vários gargalos.
Quanto maior a quantidade de clientes, mais complexa se torna a operação e menor será a eficiência e eficácia das suas cobranças.
Por isso, a solução para os problemas de cobrança é a automação do processo.
Para te alertar sobre essa importância, vamos te mostrar 8 motivos para colocar sua Gestão de Cobranças e Faturamento no piloto automático.
1. Automatizar cobranças gera eficiência e possibilita crescimento
O passo a passo para executar cobranças com sucesso é razoavelmente simples: emita faturas detalhadas, as envie num fluxo bem definido de cobranças e use uma linguagem apropriada nas suas mensagens.
Apesar de simples, não é fácil. Muito tempo e expertise são necessários para executar esse passo a passo com precisão e não fazer besteira. Por exemplo, enviar cobranças em momentos inoportunos, escrever mensagens em tons agressivos ou, até mesmo, cobrar o cliente errado.
Imagine, acompanhar 50 vendas efetuadas durante o mês disparando todas as mensagens de cobrança no tempo certo. São muitas chances e possibilidades para cometer erros né?
Utilizar um sistema de cobrança aumenta a performance da operação eliminando erros e/ou desperdício de recursos. Isso quer dizer que você consegue aumentar o volume da gestão de cobranças e faturamento sem precisar contratar novos funcionários ou remanejar equipes para acompanhar esta expansão.
Portanto, para faturar rapidamente e sem erros na casa das centenas, milhares ou até milhões de clientes, a solução é um software de automação de cobranças e faturamento.
2. A neutralidade da cobrança automática preserva sua relação com o cliente.
Por mais que a cobrança seja feita de maneira apropriada, a reação padrão da pessoa que recebe a cobrança é de desconforto. O contato e comunicação com o cliente no momento da cobrança também faz parte da experiência com a sua empresa e a última coisa que você quer é associar um sentimento negativo à sua marca.
Para neutralizar a cobrança é importante “delegar” essa tarefa de forma que se torne impessoal. Isso só é possível quando as pessoas são retiradas do processo. Ou seja, a cobrança precisa ser feita de maneira automática por um “robô/sistema”.
Portanto, você cria mensagens padrão com linguagem apropriada para cada momento de contato com o cliente e o sistema fica responsável por disparar essas mensagens.
Também chamadas de carta de cobrança, essas mensagens terão todas as informações necessárias para que a dívida seja paga.
3. Reduz os erros humanos
Para eliminar erros humanos de um processo, você deve evitar ao máximo a participação humana no mesmo. Quando um processo é executado por um software, cada etapa é executada exatamente como programada.
Então, a automação da régua de cobrança garante a execução do processo e elimina erros como:
- Vencimento ou valor incorreto;
- Cobranças atrasadas, duplicadas ou não enviadas;
- Cobranças enviadas incorretamente para um determinado cliente;
- Identificação incorreta de pagamentos;
Além de prejudicar o faturamento da empresa, esses erros impactam negativamente no relacionamento com o cliente.
4. Reduz a inadimplência
A principal arma para combate à inadimplência é uma boa gestão de cobranças.
Primordialmente, cada fatura deve ser colocada num fluxo de cobranças com tantos pontos de contato quanto necessários para receber o pagamento.
Ou seja, o cliente ser continuamente lembrado da fatura em aberto.
Novamente, aquele problema de tempo em relação ao envio de muitas cartas de cobrança para diversos clientes entra na questão.
A não ser que você tenha uma régua de cobrança automática através da utilização de um sistema de cobrança.
Essa simples mudança de manual para automático reduz drasticamente a inadimplência.
Veja o caso da ACL-PB, que estava quase fechando as portas por causa de associados inadimplentes e conseguiu praticamente zerar sua taxa de inadimplência logo no primeiro mês de uso do nosso sistema de cobrança.
5. Reduz custos operacionais
Reduzir custos em uma empresa significa que você estará aumentando o lucro.
Como a Gestão de Cobranças e Faturamento envolve diversas áreas em um negócio, o aumento de eficiência nessa questão impacta positivamente nas áreas envolvidas, com isso, reduz custos e maximiza receita.
Automatizar cobranças reduz:
- Custos com pessoal – a necessidade de fazer mais cobranças à medida que os clientes aumentam, não precisará ser suprida com mais pessoal. O processo automático permite crescimento.
- Custos com tarifas bancárias e de cartão de crédito – se os clientes estão em dia, isso significa que há menos custos por transação e cancelamento de boletos.
- Redução de custos com erros – automatizar processos reduz erro.
Lembre-se também que a eliminação de tarefas repetitivas, te fará economizar tempo, este precioso recurso operacional.
6. Reduz a burocracia diária
Imagine, emitir uma nota no site da prefeitura, depois emitir um boleto no sistema bancário, conferir contratos e serviços prestados para enviar faturas e/ou cobranças.
Depois, você ainda vai precisar acompanhar cada situação de pagamento, clientes inadimplentes. Nossa, cansa até de escrever!
Isso toma tempo, é trabalhoso, entediante e muito passível a erros.
Às vezes, se torna aquela tarefa tão chata que você deixa para depois e a taxa de inadimplência só aumenta.
São muitas tarefas a se fazer, lidando sempre com diferentes instituições e acessando diferentes interface. Portanto, centralizar as informações e emissões em apenas um sistema trará mais fluidez a operação.
Agora, imagine um sistema onde você insere as informações da venda e ele gera automaticamente tudo o que você precisa para concretizar a venda e executar a cobrança.
Basta preencher as informações no sistema e, com suas integrações com banco, prefeitura e meios de pagamento, ele se encarrega de todas as atividades consequentes até o seu recebimento.
Por outro lado, haja alguma situação específica em determina venda, os relatórios automáticos vão te mostrar em qual situação se deve agir.
Perceba que enquanto sistema foca no operacional, você está livre para o tático e estratégico.
7. Maior controle do seu negócio através de relatórios automáticos e completos
Ao utilizar um sistema de cobranças, você centraliza informações e pode gerar relatórios completos em tempo real.
Fluxo de caixa, cobranças específicas e outras informações necessárias para avaliar bem a situação tomar as melhores decisões.
Afinal, com tantos aspectos do negócio para gerir, consolidar a gestão de cobranças em um sistema permite controle de forma rápida e completa vai ser importante para a fluidez e eficiência da sua operação.
8. Melhora o serviço perante seu cliente final
De um lado está seu negócio esperando receber os pagamentos em dia. Do outro, está o cliente que quer comodidade para pagar. Então, se as cobranças são eficientes, ambos estarão satisfeitos.
Sendo assim, para o cliente é ótimo ser faturado de maneira consistente, com cobranças detalhadas, enviadas nas datas corretas e sem erros.
Melhor ainda quando esse cliente também recebe lembretes e tem acesso fácil a 2º via das faturas.
São detalhes assim que, além de reduzir a inadimplência, melhoram a experiência do cliente com a sua marca.
Automatizar cobranças é vantagem competitiva
Sai na frente quem faz mais com menos. Cada recurso de uma empresa deve ser usado em sua máxima performance para alcançar o melhor resultado possível.
Os principais recursos de qualquer empresa de serviços são: pessoas, capital e tempo.
Automatizar cobranças faz com que você maximize suas receitas e reduza custos com tarifas, pessoas e processos.
Portanto, essa única mudança simples faz com que você ganhe fôlego para investir no que realmente importa: o crescimento da sua empresa!
Então, você quer alcançar resultados tão bons quanto as maiores empresas do mundo no que diz respeito a cobranças, faturamento e redução da inadimplência?
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