Primeiros passos para uma boa gestão financeira empresarial

A gestão financeira não é uma necessidade apenas das grandes corporações. Engana-se quem acha que, por ter um pequeno negócio, não precisa se atentar aos detalhes dessa área, considerada por muitos como o coração de qualquer empresa.

Controlar as finanças é uma atividade que não pode ser negligenciada em nenhum momento, pois é a partir dela que vamos conseguir fazer projeções e simulações, planejar gastos, investimentos e gerir as operações do negócio com mais segurança.

Sabemos que gerenciar uma empresa é ter que lidar com riscos e imprevisibilidades, o que pode aumentar a depender da natureza do negócio. Em casos de empresas de plano recorrente, é possível contar, em certa medida, com a previsibilidade da receita. Mas isso não quer dizer que a gestão financeira deverá ser deixada de lado.

Neste texto, vamos falar sobre os primeiros passos para se ter uma boa gestão financeira, desde as definições básicas até as principais dicas para não perder a mão nos processos.

O que é Gestão Financeira?

A gestão financeira empresarial nada mais é do que o conjunto de processos e atividades responsáveis por possibilitar um gerenciamento eficaz das ações financeiras da empresa, o que envolve o controle, planejamento, análise e execução de todas as ações necessárias.

Para chegar no fim do mês sem surpresas no faturamento, ou despesas não previstas, é preciso contar com profissionais competentes para realizar uma boa gestão desses processos e projetar cenários possíveis para o crescimento da empresa.

Baseada nos objetivos da organização, o setor financeiro vai administrar o dinheiro com foco nos resultados pretendidos. Controle de entrada de receitas, despesas recorrentes, análise de contextos visando corte de gastos e crescimento, são todas atividades da gestão financeira.

Dominando o fluxo de caixa

Um dos principais conceitos da gestão financeira, e que vamos entendê-lo logo de início para facilitar a compreensão do todo, é o de fluxo de caixa. 

Trata-se apenas das movimentações financeiras realizadas pela empresa, tanto de entradas de receita (vendas, empréstimos, serviços, bens e outros) como de saídas (investimentos em expansão, despesas administrativas, manutenção de pontos físicos, pagamento de salários, produção etc.).

Fazer o controle desse fluxo, periodicamente, e ter o domínio das movimentações, é imprescindível para a assertividade nos planejamentos. De preferência, que seja feito todos os dias um acompanhamento e atualização de dados, para que se evite erros.

Segue algumas definições básicas para não se perder na hora da análise:

• Capital de giro: dinheiro reservado para a manutenção e continuidade do negócio, através dos pagamentos essenciais para a empresa “girar”; 
• Faturamento: consiste no valor referente a todas as vendas realizadas pela empresa. Difere da receita por conta de incluir tanto os valores recebidos como os valores que ainda não entraram no caixa, que é o caso de uma compra parcelada, ou das mensalidades futuras em um plano recorrente;
• Receita: corresponde aos valores que, de fato, entraram no caixa da empresa, em determinado período, provenientes da comercialização dos seus produtos ou prestação de serviços, ou seja, já foram recebidos pela empresa;
• Despesa: diz respeito aos pagamentos realizados para sustentar a administração do negócio, como contas de energia, luz, internet, limpeza, marketing, materiais de escritório, entre outros;
• Custo: gastos da empresa referentes à produção de seus produtos e prestação dos serviços, como por exemplo custos de matéria-prima, funcionários que estão focados nesse processo de produção, embalagens, e etc;
• Lucro: capital adquirido que sobra após a subtração do valor da receita e o das despesas e custos.

Ter conhecimento de todos esses conceitos, que por vezes podem ser confundidos, vai ajudar bastante na hora da análise e controle do fluxo de caixa, e do planejamento de ações para potencializar os resultados da empresa.

Dicas para uma gestão financeira eficaz

Tendo em mente o entendimento do fluxo de caixa, e de outros conceitos introdutórios para a gestão financeira empresarial, podemos conferir, agora, algumas dicas que você não pode deixar de lado na organização das finanças da sua empresa.

Comece pelo planejamento

A execução de qualquer projeto, seja ele de curta duração ou mais longo, requer um plano de ação bem organizado para evitar falhas e imprevistos que poderiam ter sido antecipados.

Com o setor de finanças de uma empresa também não é diferente. Um planejamento financeiro anual, ou semestral, deve ser uma das atividades mais importantes na organização.

É nesse momento que são definidas as metas para conseguir atingir os objetivos da empresa, e que recursos serão necessários para alcançar essas metas.

Também é essencial estabelecer orçamentos bem definidos para cada setor e seus projetos, com a finalidade de controlar melhor os gastos, dentro das possibilidades da empresa, e escolher indicadores de desempenho para medir os resultados de cada ação.

Separe as contas pessoais das contas da empresa

Misturar as finanças pessoais com as da empresa é um dos erros mais comuns dos empreendedores iniciantes.

A princípio pode parecer uma ideia mais cômoda, pela facilidade de movimentar o dinheiro, porém, é extremamente prejudicial para o controle do fluxo de caixa e compromete toda a gestão financeira empresarial.

Sem organização e clareza nas informações, o controle fica mais difícil e as falhas cada vez mais presentes.

Mantenha organizados os documentos fiscais e contábeis

Existem diversos documentos que fazem parte da rotina diária de profissionais de gestão financeira empresarial. Tê-los organizados, e de fácil acesso, é importante para garantir a segurança dos processos realizados e o cumprimento das responsabilidades com terceiros.

Não contar com essa organização pode trazer inúmeros problemas para a empresa diante de órgãos de fiscalização, como a Receita Federal.

Utilize um sistema de gestão financeira

Com tantos dados, processos e documentos, fica difícil manter uma gestão financeira longe de erros trabalhando de forma manual. Seriam muitas pessoas e muitas horas gastas em um trabalho que poderia ser resolvido em questão de poucos cliques com um sistema de gestão financeira.

Atualmente, são inúmeras as ferramentas tecnológicas que ajudam no controle e análise de informações, e na automação de processos complexos, otimizando a gestão e fazendo o trabalho ficar mais rápido e com bem menos chances de falhas.

Além da economia de tempo, a empresa ainda consegue economizar recursos financeiros, pois precisará de menos esforços para realizar as tarefas necessárias ao setor.

Com a plataforma da Tenex sua empresa vai poder, além de fazer a gestão financeira empresarial, gerar boletos, emitir notas fiscais, criar sua régua de cobrança, agendar notificações de cobranças por diversos canais, analisar informações sobre o comportamento de pagamento dos clientes e muito mais.

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