Régua de cobrança: solução para atingir 0% de inadimplência

A régua de cobrança é o principal processo da gestão de faturamento e fundamental para reduzir a inadimplência. Este processo determina que para toda e qualquer venda é importante acompanhar a fatura até que ela seja paga. É por isso que tanto falamos da régua de cobrança.

Então, visando otimizar o setor financeiro, muitos negócios estão investindo em sistemas online para automação da gestão de cobranças e faturamento.

Por isso, vamos esclarecer alguns pontos sobre estruturar régua de cobrança para o seu negócio. Se de início parecer complicado, não se assuste! Ao final, você verá que este assunto é muito simples.

1. O que é uma régua de cobrança?

Régua de cobrança é o processo que estabelece como e quando acontecerá cada etapa da cobrança.

Em outras palavras, a régua de cobrança define o passo a passo que você deve seguir para colocar sua cobrança como prioridade de pagamento nas contas do cliente até que seja quitada.

Dessa forma, uma régua de cobrança tem como objetivo aumentar a velocidade e precisão com que as cobranças são realizadas. Essa eficiência na operação resulta no aumento do faturamento e, consequentemente, redução da inadimplência.

2. Qual a importância da régua de cobrança na redução da inadimplência?

Sob a perspectiva do cliente, uma cobrança bem executada, com informações claras e notificações de vencimento, demonstra profissionalismo e facilita o pagamento. Isso é importantíssimo para evitar atrasos de pagamento por esquecimento, desconhecimento da dívida e até má fé.

A partir do momento que o processo de cobrança foi estruturado, o próximo passo é executá-lo fielmente e registrar todas as informações que o envolvem. Isso garantirá acesso rápido e confiável às seguintes informações:

• Quais foram as faturas emitidas e quais suas respectivas situações de pagamento e vencimento;
• Quantas cobranças foram realizadas e em que momentos aconteceram;
• Quem é o contato responsável pelo pagamento da fatura e qual seu nível de comprometimento.

Com as mesmas informações que citamos acima, você poderá analisar:

• Qual o valor total das faturas em aberto, a vencer e vencidas;
• Quais são as faturas vencidas;
• Quais são as faturas a vencer;
• Quais faturas precisam de um reforço na cobrança, seja um lembrete de vencimento ou notificação de vencido.

Em síntese, registre informações para analisar e tomar decisões.

O registro das informações e o estabelecimento de uma rotina te permitirá tomar decisões rápidas e inteligentes quanto às cobranças. Para combater a inadimplência é preciso agir rapidamente, acima de tudo. Dessa forma, manter sua cobrança nas prioridades do cliente vai aumentar muito a sua chance de ser o primeiro a receber.

3. Como criar um fluxo de cobrança?

O fluxo de cobrança tem seu início logo após a venda e é concluído após confirmação do recebimento. Dessa forma existem dois cenários de fluxo de cobrança:

• Concluí uma venda! O que devo fazer?
• O cliente não pagou! Quero receber.

Então, para criá-lo, pense e desenhe todos os momentos em que o cliente deve ser contactado a respeito do pagamento até que a fatura seja quitada. Vamos lá!

Concluí uma venda! O que devo fazer?

1. Envie um resumo da venda, com detalhes da fatura e guia de cobrança
   1. Informações do produto/serviço adquirido
   2. Valor
   3. Meios de pagamento
   4. Data de Vencimento (dica: para pessoa física, vencimento entre os dias 5 e 10. Para pessoa jurídica, entre 10 e 15).
2. Envie uma notificação 1 dia antes do vencimento.

O cliente não pagou! Quero receber. (exemplo ideal de régua de cobrança)

1. Notificação de pagamento atrasado a cada 4~5 dias úteis (uma notificação por semana, na prática);
   1. Tarefa manual opcional: Se viável, a partir da segunda notificação de atraso, ligue para o cliente para fazê-lo confirmar o recebimento e assumir o compromisso do pagamento.Repetir essa ligação semanalmente, junto com a notificação de atraso.
2. A depender do acordo/contrato com o cliente, suspender os serviços o quanto antes e notificá-lo da suspensão. Para empresas de software, essa suspensão ocorre entre 5 e 15 dias de atraso.
3. Também a depender do acordo/contrato, notificar cliente sobre encaminhamento da fatura em atraso para negativação (SPC / Serasa). Nesse momento é comum que o interesse em pagar aumente.

Concluindo, a régua de cobrança em uma imagem:

Dicas essenciais sobre a cobrança!

Quanto mais longo o atraso, menor a chance de receber o pagamento. Portanto, reforçamos a importância de agir rápido e consistentemente, usando diferentes abordagens ao longo da régua.

Para cada contato com o cliente, as mensagens enviadas são chamadas de cartas de cobrança.

Por exemplo, inicia-se com uma linguagem mais neutra e informativa e, ao longo do fluxo, a linguagem torna-se mais incisiva e séria. Para os casos de atrasos persistentes, além do email, use diferentes canais de comunicação como telefone, whatsapp e SMS.

Esse fluxo funciona bem na grande maioria das situações. Então, você pode usá-lo assim como está ou adaptar caso ache necessário.

Para atingir os objetivos da régua de cobrança, é preciso implementá-la à risca. Inclusive, para facilitar sua execução e acompanhamento, desenvolvemos uma planilha para gestão de cobranças que vai te ajudar a dar o pontapé inicial no processo.

Vale lembrar que, uma vez que você tem uma régua de cobrança bem estabelecida e sua carteira de clientes está aumentando, você sentirá a necessidade de automatizar este processo.

4. Como automatizar o processo de cobrança? 

Sua demanda de cobranças aumentou, pois a carteira de cliente está crescendo. Então, finalmente chegou a hora de automatizar. Em outras palavras, é preciso contratar um software que te ofereça uma estrutura para automação de cobranças e gestão de sua régua de cobrança.

Um bom sistema de gestão de faturamento vai te oferecer uma solução completa para:

• Cadastrar clientes;
• Emitir faturas, boletos e notas;
• Receber online por cartão de crédito;
• Implementar uma régua de cobrança personalizada;

Contudo, é importante também encontrar sistemas que ofereçam uma gestão financeira básica para que você centralize os recebimentos e pagamentos da empresa.

Nós da Tenex podemos te ajudar a dar o próximo passo. Converse aqui com nossos consultores e descubra se é o momento certo para contratar um serviço como esse.