7 passos para vencer a inadimplência
Empreender é um desafio. No Brasil então, mais ainda. Precisamos lidar com todas as nuances da construção de uma empresa e ainda navegar a burocracia brasileira e pagar altos impostos.
Mesmo vencendo tudo isso, ainda há um vilão que pode quebrar o seu negócio: a inadimplência.
A inadimplência elimina a previsibilidade do seu fluxo de caixa e isso pode fazer com que sua empresa não tenha recursos para quitar suas próprias despesas. Em apuros, você recorre a empréstimos bancários, e com isso assume novos riscos e altas taxas de juros. Se o pagamento, além de atrasado, nunca for realizado, você estará com sérios problemas.
Para que seu negócio cresça, é necessário investir continuamente. No entanto, como fazê-lo nesse cenário de incerteza?
Em sua estratégia de crescimento (e sobrevivência!) é indispensável que tenha uma abordagem bem definida para combater a inadimplência.
Aplique as práticas abaixo e constate a redução da inadimplência. Aplique-as em conjunto e desfrute de resultados ainda melhores.
1. Formalize a cobrança
A formalização da relação com o cliente é extremamente importante para prevenir e tratar casos de inadimplência.
Ter tudo bem documentado, esclarecido e registrado, além de demonstrar seriedade e profissionalismo, garante que as expectativas estejam alinhadas entre as partes.
No caso da tratativa com inadimplentes chegar a vias jurídicas, toda essa documentação funciona como evidência e será usada para definir, em juízo, como e quando o cliente deve quitar suas dívidas.
O primeiro e mais importante documento é o Contrato de Prestação de Serviços, em que se detalha cada situação da relação comercial. As cláusulas específicas fundamentais abrangem o escopo do serviço prestado, a vigência do contrato, condições de rescisão e pagamento.
Para cada ‘quebra’ de contrato deve-se ter uma consequência bem definida (multas específicas para rescisão e atraso de pagamento, por exemplo).
A Nota Fiscal, ou documento similar fiscalmente válido, é o que dá amparo legal à cobrança.
Independente das definições de pagamento acordadas com o cliente, é importantíssimo que lhe seja enviada uma Guia de Cobrança. Esse documento contém todos os detalhes da fatura e instruções de pagamento – e/ou um boleto bancário, por exemplo.
O envio pode ser feito por email, idealmente com confirmação de entrega e leitura. É importante que o envio, e suas confirmações, fiquem registradas e seu histórico seja acessível.
Isso funciona como uma ótima ferramenta para analisar os hábitos de pagamento do seu cliente, além de ser mais uma evidência de cobrança realizada.
Documento bônus: Aceite. O Aceite é a confirmação de que o produto ou serviço foi entregue conforme combinado entre as partes. É o documento comprobatório que legitima a conclusão da venda e funciona como recurso para posterior cobrança jurídica.
Vale ressaltar que essa formalização não impede que se tenha uma relação próxima e amigável com o cliente. Só é importante manter essa postura de ‘preto no branco’ para que tudo fique claro e todos saibam o que os esperam em cada situação da relação comercial.
Quanto mais detalhado, menos brechas para expectativas irreais que geram problemas e desgaste entre as partes.
2. Padronize as datas de cobrança e vencimento
Sua missão é fazer o cliente eleger seu pagamento como o mais importante e conveniente dentre todos os fornecedores. Com isso em mente, estar no lugar certo e na hora certa é um diferencial altamente eficaz.
Vamos considerar dois tipos de clientes (juridicamente falando).
O primeiro é o cliente pessoa física (CPF), que provavelmente recebe seu salário até o 5º dia útil do mês. Nesse caso, faz bastante sentido definir o vencimento como dia 10, de forma que o cliente tenha recursos para pagá-la em dia.
Quando o cliente é pessoa jurídica (CNPJ), a maior parte dos pagamentos são recebidos entre os dias 5 e 15 do mês. Seguindo a mesma lógica, é interessante situar o vencimento entre os dias 10 e 15.
Para que consiga pagar em tempo hábil, é importante que o cliente já tenha em mãos a Guia de Cobrança (Fatura de Pagamento) alguns dias antes do vencimento.
Você deve tomar cuidado para não enviá-la muito antecipadamente a ponto do cliente esquecer a dívida. Entre 5 e 10 dias – estendendo-se para 15 dias se for pessoa jurídica – é um bom prazo entre cobrança e vencimento.
A exceção à regra: é importante respeitar as preferências do cliente quanto a datas específicas de cobrança e vencimento. Em geral, essa preferência é justificada para facilitar sua gestão e fluxo de caixa.
3. Não deixe seu cliente esquecer do vencimento
Assim como você, seus clientes tem muitas contas a pagar e coisas a fazer. Lembrá-los dos pagamentos à vencer tem um impacto positivo enorme, pois elimina quase a totalidade dos atrasos ocasionados pelo esquecimento.
Um lembrete por e-mail, enviado um ou dois dias antes do vencimento, funciona muito bem para esse fim.
A linguagem do lembrete deve ser cordial e o caráter de lembrete deve ser enfatizado – “Esse email é apenas um lembrete.”, por exemplo.
Confira aqui como as notificações de cobrança pode ajudar no seu combate à inadimplência.
4. Cobre multa e juros
Dentre tantos outros pagamentos e afazeres, para que o cliente lembre-se e priorize o pagamento é preciso dar-lhe boas razões. Para isso, a cobrança de multa e juros é uma prática com eficácia comprovada.
Ainda assim, existirão casos de não pagamento por negligência, imprudência e até má fé. É bastante comum que o cliente, mesmo nesses casos, solicite a remoção de multa e juros por um motivo ou outro. Seja rigoroso com a aplicação da penalidade para que esse comportamento não torne-se padrão. É importante que exista uma boa razão para essa dispensa.
Ao dialogar com o cliente, seja neutro e mantenha sua firmeza. Chame a atenção para a cláusula do contrato que trata sobre o assunto (vide passo 1).
O bem mais importante que você tem é sua boa relação com seus clientes, logo tome cuidado para não desgastá-la. Caso seu cliente se sinta desvalorizado ou injustiçado ele pode cancelar seu contrato. Não deixe isso acontecer. Seja sensato e saiba quando dar o braço a torcer.
5. Crie uma régua de cobrança
Cada passo das suas cobranças deve ser bem definido e executado precisamente. Este processo é definido como régua de cobrança.
Se, após a primeira cobrança, o pagamento não for realizado, a cobrança deve ser repetida até que o cliente quite sua dívida.
Além da primeira cobrança e lembrete de vencimento, o cliente deve receber repetidas cobranças e lembretes até que realize o pagamento. Determine quantas vezes esse ciclo será realizado até que o serviço seja suspenso e a cobrança seja feita judicialmente.
É importante ressaltar que tudo isso deve estar previsto em contrato (vide passo 1).
Sugestão de fluxo:
1. A primeira cobrança é enviada no primeiro dia do mês com vencimento entre os dias 5 e 15 do mês (vide passo 2).
2. Um ou dois dias antes do vencimento, um lembrete é enviado para o cliente (vide passo 3).
3. Em caso de não pagamento, a cobrança é repetida a cada 7 dias.
4. Após 4 repetições, o serviço deve ser suspenso.
5. Após 8 repetições, a cobrança deve ser feita judicialmente.
6. Faça uma avaliação de crédito
Saber, de antemão, se o novo cliente ou recém inadimplente cliente tem “nome sujo” em orgãos como SPC/Serasa o ajudará a adotar a melhor abordagem para lidar com a situação.
Ao admitir um novo cliente, caso verifique que tem “nome sujo”, poderá definir em contrato que o serviço é pré-pago, por exemplo. Outras opções incluem o pagamento por ‘módulos’, em que a cada entrega do serviço uma parte do pagamento é realizada.
No caso de um serviço contínuo e súbita inadimplência de um cliente bom pagador, é possível que o cliente esteja passando por uma situação difícil e também esteja inadimplente com outras empresas. Uma avaliação de crédito pode confirmar isso e, com essa informação, você pode definir se, e sob quais condições, continuará a prestar o serviço.
7. Otimize sua operação com tecnologia!
Operacionalizar cada um desses passos manualmente pode ser bastante trabalhoso.
Veja aqui os perigos da cobrança manual.
Um processo bem estruturado, com todos os passos citados feitos automaticamente e continuamente melhorados é algo que, sem sombra de dúvidas, reduzirá drasticamente a inadimplência no seu negócio. Para isso, a tecnologia é sua amiga.
A solução ideal é um sistema de automação de cobranças, com emissão de boleto, nota fiscal e gestão financeira integrada.
Esse tipo de solução é ainda mais importante para empresas com uma carteira de clientes volumosa (mais de 50, por exemplo), casos em que a gestão manual torna-se inadequada.
Pesquise as opções e contrate a mais adequada para o seu negócio. As condições de contratação são acessíveis e você não se arrependerá.
