Matriz de Eisenhower: aprenda a otimizar o processo de tomada de decisão

Talvez você não esteja familiarizado com a Matriz de Eisenhower. Mas, produtividade, gestão de tempo, otimização de processos, eficiência, são todos termos que, facilmente, você já deve ter ouvido falar.

Em um mercado tão competitivo, se manter produtivo é uma necessidade. E para obter sucesso nesse quesito, é preciso ter um excelente gerenciamento de tempo e domínio de técnicas de priorização de tarefas.

Um empresário que preza pelo bom andamento da sua gestão não pode perder tempo se atrapalhando no amontoado de tarefas que surgem todos os dias, algumas dentro do esperado e outras tantas de imprevisto.

Entre as diversas ferramentas usadas para organização e priorização de tarefas, existe a Matriz de Eisenhower. Um método simples, fácil de aplicar e que, certamente, vai causar efeitos muito positivos na sua produtividade. Segue a leitura para conhecer um pouco mais.

O que é a Matriz de Eisenhower?

Recebendo o nome daquele cujas ideias inspiraram a sua criação, a matriz homenageia o 34º Presidente dos Estados Unidos da América, o General Dwight D. Eisenhower, conhecido por sua exemplar produtividade.

Em um célebre discurso, em 1956, o presidente fez uma reflexão sobre a definição de problemas urgentes e importantes. Essas ideias foram usadas por Stephen Covey (autor do livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”) para a criação da Matriz de Eisenhower.

Trata-se de uma ferramenta de gestão de tarefas e otimização de tempo. Em uma matriz com quatro quadrantes, distribui-se as tarefas que são urgentes e importantes, importantes mas não urgentes, urgentes mas não importantes, e não importantes e não urgentes.

Diante dessa categorização, conseguimos ter um guia para saber quais tarefas realizar primeiro, quais agendar para depois, as que vamos delegar para outras pessoas e as que vamos, simplesmente, excluir da lista.

Agora que você já sabe o que é a Matriz de Eisenhower e para que ela serve, deve estar se perguntando como definir quais são as tarefas urgentes e quais as importantes.

Tarefas Urgentes X Tarefas Importantes

É comum termos a tendência de colocar inúmeras tarefas no mesmo pacote de prioridades e montar uma super lista, tornando difícil de saber até mesmo por onde começar.

Saber como classificá-las entre urgentes e importantes, vai fazer toda a diferença nesse processo de otimização do tempo e busca da produtividade.

Tarefas urgentes são aquelas que têm os prazos mais apertados e que costumam ser causadoras de estresse enquanto não realizadas. Quando não são feitas no tempo determinado, as tarefas urgentes acarretam sempre consequências claras e indesejadas.

Já as tarefas importantes não possuem um prazo rígido pré-estabelecido, mas são as que, quando realizadas, causam efeitos positivos e auxiliam no atingimento de metas e objetivos de médio e longo prazo.

Exemplos de Tarefas Urgentes:

– Emitir a Nota Fiscal para um cliente;
– Enviar proposta e documentos para licitação;
– Finalizar apresentação do projeto;
– Retornar ligação de cliente.

Exemplos de Tarefas Importantes:

– Estudar sobre fluxo de caixa;
– Fazer curso de gestão financeira;
– Entrar em contato com parceiro;
– Organizar a mesa de trabalho.

Agora que você já sabe como distinguir as tarefas urgentes das importantes, vamos aprender como usar a Matriz de Eisenhower para otimizar o processo de tomada de decisão e direcionar melhor o foco do seu trabalho.

Como usar a Matriz de Eisenhower para otimizar o processo de tomada de decisão

A primeira coisa a se fazer antes de montar uma Matriz de Eisenhower, é listar todas as tarefas que estão no gatilho, ocupando espaço na mente e dificultando a produtividade.

Assim que tivermos em mãos uma lista robusta de tarefas, o objetivo é classificá-las em urgentes e importantes, como vimos anteriormente e, em seguida, preencher a matriz seguindo a dinâmica abaixo.

1º Quadrante: Faça

Todas as tarefas que forem consideradas urgentes e importantes devem ser colocadas no primeiro quadrante da matriz, o que determina as primeiras tarefas que devem ser realizadas. Aquelas que, se não executadas, vão trazer consequências específicas. Comece por elas.

Ex: Enviar proposta e documentação para participar de licitação.

2º Quadrante: Agende

Aqui vão figurar as tarefas sem urgência de realização mas que são julgadas importantes. Nesse caso, você deve agendá-las para fazer logo após as que estão no primeiro quadrante. Essas podem esperar mais um pouco.

Ex: Entrar em contato com parceiro relevante para tratar dos detalhes da parceria.

3º Quadrante: Delegue

O terceiro quadrante da matriz deve ser preenchido com as tarefas urgentes, que precisam ser realizadas imediatamente, mas que não são importantes. Por esta razão, são tarefas que podem ser delegadas para outras pessoas.

Ex: Retornar ligação de cliente.

4º Quadrante: Exclua

Por fim, no último quadrante vão aquelas tarefas que você percebe que não são nem urgentes nem importantes e, por isso, devem ser excluídas da lista para não atrapalhar a realização das outras.

Remover tarefas desnecessárias vai limpar o espaço mental necessário para focar energia nas que são urgentes e importantes.

Ex: Estilizar planilha de aniversariantes da empresa.

Assim, fica bem mais fácil o processo de tomada de decisões diante de um alto volume de tarefas que, muitas vezes, nos paralisa e dificulta a gestão do tempo.

Dicas gerais sobre gestão do tempo para aumentar a produtividade

Aliado à Matriz de Eisenhower, você também pode usar uma série de outras ferramentas e técnicas para melhorar a gestão do tempo e se tornar mais produtivo nas suas atividades.

1. Tire as tarefas da cabeça e faça listas

Quando as tarefas vão surgindo no meio da rotina e as mantemos na cabeça, se perder no emaranhado de prazos e coisas a se fazer é quase certo.

Colocar tudo no papel é a primeira coisa para organizar a bagunça. Tudo começa com uma grande lista, antes de classificar as tarefas por urgência e importância, e fazer uma Matriz de Eisenhower.

Na matriz, ainda é possível organizar de diversas maneiras, de modo a facilitar o processo, como limitar quantidade de tarefas por quadrante e usar cores para classificá-las.

2. Use quadros e post-its

Muitas pessoas sentem necessidade de expor as tarefas de uma forma mais visual para facilitar sua organização e visualização. Para isso, é sempre bom ter quadros, canetas coloridas e post-its no escritório e abusar deles.

É possível construir uma grande Matriz de Eisenhower na parede e ficar organizando e categorizando as tarefas com post-its. É uma ótima ideia para engajar todo o time.

3. Método Pomodoro

Outro problema é quando já sabemos em que tarefa focar, mas gastamos muito tempo na sua realização. O Método Pomodoro estimula o foco em apenas uma tarefa, em um tempo estabelecido.

O método consiste em fazer sessões de trabalho de 25 minutos com pequenos intervalos de 5 minutos. Depois de três ou quatro sessões completas (foco e pausa) se faz um intervalo maior. Claro que esse tempo pode ser adaptado para a necessidade e contexto de cada pessoa.

O importante é entender como organizar bem o seu cronograma e aumentar seu foco de trabalho.

4. Explore plataformas digitais para gestão de tarefas

Existe uma variedade de plataformas pensadas especificamente para a gestão de tempo e de tarefas. Asana, Trello, Monday e outras, são algumas das ferramentas que podem auxiliar qualquer equipe a gerenciar suas tarefas, prazos e, assim, otimizar o tempo dos trabalhos.

Elas permitem uma série de recursos, como uso de cores, inúmeras formas de visualização, calendário, notificações etc. É possível, até mesmo, construir a Matriz Eisenhower dentro dessas plataformas, para quem preferir.

A criatividade é a mãe da invenção e da produtividade. Então encontre a melhor forma de tornar a sua gestão do tempo mais otimizada no dia-a-dia e, assim, gerar mais resultados para o seu negócio.

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