6 dicas para aumentar a produtividade na rotina do empreendedor

Qualquer profissional precisa estar sempre ligado em formas de otimizar seu trabalho para conseguir aumentar a produtividade na rotina e não deixar o tempo ser consumido por distrações e atividades não importantes.

Porém, se você é um empreendedor, gestor ou líder de alguma empresa, o esforço para se manter produtivo aumenta com o volume de tarefas, reuniões e decisões que precisam ser tomadas diariamente.

É muito fácil cair em procrastinações sem fim se não houver um boa gestão do tempo e um cuidado para não deixar a produtividade baixar em meio ao caos da vida empresarial.

Todo esse cenário se torna ainda mais complexo porque vivemos em um mundo dominado por distrações pela internet e estímulos tecnológicos.

Portanto, preparamos um texto pensado, especialmente, para ajudar você a aumentar a produtividade no trabalho e a não se deixar ser sufocado por um looping de tarefas que parecem acabar nunca. Boa leitura!

Gestão do tempo e produtividade

Grande parte dos problemas que enfrentamos com procrastinação e baixa produtividade vem da pouca habilidade que temos em gerenciar o nosso tempo.

De acordo com pesquisa da ISMA-BR – International Stress Management Association Brasil (2010), mais de 60% dos brasileiros sofrem com a falta de tempo. 

Muito dessa falta está relacionado, sim, com o alto volume de tarefas acumuladas todos os dias. Volume que, em grande parte das vezes, não é nem compatível com a quantidade de tempo que dispomos para manter uma vida saudável e equilibrada.

Entretanto, mesmo com um checklist de atividades razoável e condizente com o tempo e recursos disponíveis, ainda é frequente sermos atropelados pelo excesso de tarefas que não conseguimos realizar no prazo esperado.

Isso afeta negativamente a nossa produtividade, que não é medida pela quantidade de horas que trabalhamos, mas pelo que conseguimos produzir com o tempo e recursos disponíveis, e pelos resultados alcançados, sem perda de qualidade na entrega.

Quanto menor o tempo necessário para alcançar o resultado desejado, mais produtivo é o sistema

Joseph Prokopenko (autor do livro  Productivity management: a practical handbook, 1987)

Assim, percebemos a relação direta que existe entre produtividade e gestão do tempo. Saber gerenciá-lo vai nos fazer bem mais produtivos e melhorar nossos resultados pessoais e profissionais, além de contribuir com nossa saúde mental e física.

Como melhorar a produtividade no trabalho

Existem muitas técnicas, métodos e ferramentas criadas, exclusivamente, para melhorar nossa produtividade no trabalho e ajudar na gestão do tempo.

Não é uma tarefa simples, principalmente porque temos uma cultura centrada na supervalorização da sobrecarga de trabalho como sinal de sucesso profissional.

Contudo, aos poucos, e com uma dose de atenção e disciplina, somos capazes de adotar e fixar práticas e hábitos que vão nos fazer, além de mais produtivos, mais saudáveis e com um alto nível de bem-estar e qualidade de vida.

Por isso, pensamos em algumas dicas para levarmos sempre conosco no nosso dia a dia. Confira elas abaixo:

1. Saiba quanto tempo gasta em cada atividade

Medir quanto tempo você leva para realizar as principais atividades da sua rotina de trabalho é essencial para conseguir planejar sua agenda e fazer uma melhor gestão do tempo.

Se você leva uma hora para fazer a apresentação de um relatório, não é indicado que se coloque essa tarefa em uma agenda de 30 minutos. Pode até ser possível concluí-la no prazo, mas o resultado não terá a qualidade que se espera.

Para ter domínio sobre o tempo, é necessário conhecer bem seus períodos de maior produtividade durante o dia, analisar seu comportamento de produção e identificar os principais gatilhos que te levam a perder o foco.

É preciso contar com todas essas variáveis na hora de gerenciar suas tarefas. Uma tarefa que você costuma fazer em 25 minutos durante a manhã, pode durar o dobro do tempo caso você resolva fazê-la no turno da noite, por exemplo.

Dica extra: use aplicativos de medição de tempo e notificações de alerta, e ferramentas de produtividade e gestão de tarefas (Trello, Asana, Jira e outros).

2. Planeje seu dia de trabalho com antecedência

Programar as atividades no dia anterior é um bom caminho para não começar o expediente perdido e tateando sobre o que fazer. Uma simples lista de tarefas que você sabe que precisarão ser executadas, já pode te poupar um bom tempo no dia seguinte.

Aqui a ordem é planejamento. Você pode ter planos mensais, semanais, diários, o importante é já saber o que precisa ser feito na hora que for colocar a mão na massa. Ferramentas de gestão de tarefas são super úteis para fornecer uma visão mais ampla das atividades.

Muitas pessoas só param para se organizar quando as tarefas já estão fora de controle e tomam conta dos post-its na parede, blocos de notas e abas do navegador. Deixar as coisas chegarem nesse nível vai tirar bastante tempo apenas para começar a colocar as coisas no lugar. 

Dica extra: reserve um tempo para emergências e imprevistos. Eles sempre vão acontecer.

3. Aprenda a priorizar 

Quando se tem muitas demandas e tarefas todos os dias, fica fácil travar na hora de decidir por onde começar. Muitas vezes perdemos um tempo valioso apenas indo e voltando no pensamento do que precisa de mais urgência, por isso a importância de saber priorizar.

Começar pelo mais difícil pode ser uma boa dica, visto que iniciamos o dia com mais energia e a mente mais limpa. Entretanto, saber o impacto que cada atividade tem no seu dia pode ajudar nesse processo. 

Se, para conseguir fazer uma atividade considerada difícil, você precisar fazer outras cinco mais simples, essa lógica já não se aplica. Filtrar as tarefas por nível de criticidade e tempo necessário para cada uma também é um bom caminho.

Dica extra: uma ferramenta de gestão ótima para isso é a Matriz de Eisenhower que ajuda a organizar e priorizar as tarefas.

4. Não tente ser multitarefa

Não caia no mito do multitasking. O mercado vendeu a ideia de que os profissionais mais desejados são aqueles que conseguem desempenhar várias tarefas ao mesmo tempo.

Isso, além de ser humanamente impossível para a grande maioria das pessoas, é extremamente danoso para a eficiência do seu trabalho e qualidade dos resultados. 

Fazer uma coisa de cada vez, com foco e concentração, vai te ajudar a terminar uma tarefa em menos tempo, com mais qualidade e ainda vai evitar estresse e frustração por não conseguir realizar as atividades no prazo.

Se está com um volume alto de pendências, delegue as tarefas e aprenda a dizer “Não” para o que não vai acrescentar valor ao negócio naquele momento. 

Dica extra: evite o microgerenciamento e não queira controlar toda pequena tarefa do seu time. Em vez disso, dê liberdade e estimule a autonomia dos seus liderados.

5. Fuja das distrações e mantenha o foco

Se a pessoa não estiver empenhada na disciplina e concentração, muito facilmente será dominada pelas diversas interrupções do dia a dia, entre as quais as redes sociais lideram, em tempos que rolar a timeline é um sedutor aperitivo para a distração.

O segredo é mapear que tipo de distrações mais tiram o seu foco e encontrar formas de fugir delas. Deixar o celular fora do alcance da mão, silenciar todas as notificações, pedir colaboração dos colegas e demais pessoas que possam interromper são só algumas das ferramentas usadas.

Uma boa ilustração para enxergar essas interrupções durante o dia é o próprio e-mail, caso você fique querendo acessá-lo a cada dez minutos para verificar novas mensagens. Uma técnica que ajuda bastante é separar um ou dois momentos no dia apenas para matar a caixa de entrada.

Outra ferramenta bastante utilizada para estimular o foco e manter a concentração, é o método pomodoro, em que você faz ciclos de foco em apenas uma atividade e estabelece períodos de descanso.

Dica extra: mantenha o ambiente convidativo para a concentração e produtividade, limpo, organizado e confortável.

6. Cuide da saúde da mente e do corpo

Não precisa ler vários estudos e pesquisas para saber que a fadiga prejudica a produtividade. Ninguém que esteja exausto, física e mentalmente, conseguirá um rendimento dentro ou acima da média esperada.

Muitas pessoas estão esquecendo dos cuidados com a saúde para focar no trabalho e acabam não considerando que esse desequilíbrio traz adoecimento e ainda atrapalha as próprias atividades. 

Vou listar aqui algumas práticas de saúde e bem-estar que, se adotadas, vão melhorar bastante sua motivação e produtividade, dentro e fora do escritório:

• Beba água. Esteja sempre com uma garrafinha por perto; 
• Exercite-se e mantenha o corpo em movimento;
• Faça intervalos para descansar;
• Use os intervalos para alongar o corpo e fazer um lanche;
• Preze pelo seu sono e alimentação;
• Elimine telas (celular, computador, TV) antes de dormir;
• Coloque a meditação na sua vida;
• Melhore a postura;
• Quando estiver fora do trabalho, esqueça-o;
• Curta o descanso e recarregue as energias.

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