Como resolver os problemas da cobrança manual?
Dependendo do seu número de clientes, a cobrança manual pode atender bem às suas necessidades.
Porém, com o crescimento do seu negócio, você vai perceber que surgem diversas complexidades.
Se você está caminhando neste sentido, se prepare para um cenário com gargalos na operação, erros, desgaste na sua relação com clientes e inadimplência!
Então, para te alertar sobre possíveis dificuldades que podem acontecer na sua operação, este artigo comenta sobre:
Problemas e limitações da cobrança manual
Primeiramente, quando falamos que, para obter sucesso nas cobranças é preciso ter um processo bem definido, estamos falando da régua de cobrança.
Utilizando este processo junto com boas práticas de cobrança, são grandes as possibilidades de sempre receber em dia.
Infelizmente, operar uma cobrança manual só será possível para situações em que o número de clientes é reduzido. Vou te explicar o porquê.
Em um processo básico de faturamento, você terá que seguir ao menos 6 passos:
- Montar fatura (conferir serviços realizados);
- Gerar boleto ou guia de pagamento;
- Emitir nota fiscal;
- Enviar carta de cobrança;
- Registrar o recebível em uma planilha ou sistema automatizado;
- Conferir periodicamente se a fatura foi paga e registra na planilha
Vale salientar que, segundo a régua de cobrança, se o cliente não quitar sua dívida antes do vencimento, você terá que enviar mais mensagens até que o pagamento seja feito.
É bem pior do que podemos imaginar!
Consegue perceber que para um, dois ou até 10 clientes isso pode ser possível? Agora, imagine uma situação para 50, 100, 1000 clientes. Podemos dizer que a dificuldade será exponencial.
Em análises feitas aqui na Tenex, aferimos que, na média, para faturar 100 clientes manualmente, você vai gastar até 3 dias.
Se você possui alta taxa de inadimplência, pode perder até uma semana apenas fazendo cobranças.
Então, três dias de atividades são 15% dos dias de trabalho em um mês. Perceba a complexidade e o custo dessa operação manual. Portanto, para efeito de comparação, existem empresas que mudam de cidade para ganhar 2% de isenção fiscal.
Enquanto isso, a operação de cobranças e faturamento manual pode estar custando mais que 10% da sua capacidade produtiva.
Por isso, alertamos sempre sobre os problemas da gestão de cobranças e faturamento manual. Dada a situação contextualizada acima, os problemas da rotina manual são:
- Difícil organização dos registros, clientes e cobranças;
- Alto custo de tempo (lembre-se dos 15% dos dias trabalho perdidos);
- Erros durante o processo;
- Substituição das atividades diárias por atividades repetitivas de cobrança;
- Alto custo financeiro – funcionários dedicados à atividades repetitivas, inadimplência e etc.
Tecnologia é a solução!
Dada a transformação digital dos negócios, a automação dos processos é essencial para a eficiência e eficácia das atividades.
Tudo o que você puder automatizar dentro da empresa, fará com que os funcionários possam ser alocados a atuar mais estrategicamente, enquanto os sistemas e máquinas desenvolvem as atividades repetitivas.
Portanto, não seria diferente no setor financeiro.
A inserção de tecnologia na régua de cobrança garante o bom fluxo do processo, já que em apenas alguns passos é possível automatizar todas as cobranças através de um sistema.
Assim, cada fatura é criada dentro deste fluxo e deixa que o sistema mantenha o envio de mensagens e notificações até que o pagamento seja feito.
Cabe ao gestor apenas acompanhar cada situação e verificar seus status. Analisando sempre a necessidade de uma ação mais individual em determinado caso.
São muitos os motivos para automatizar cobranças na sua empresa.
Você ganhará facilidade no controle e na gestão do conhecimento, agilidade na execução, reduzirá seus custos e, principalmente, a sua taxa de inadimplência.
Aqui na Tenex, temos clientes que baixaram sua taxa de inadimplência de 70% para 5% em apenas 1 mês do uso do sistema.
Se este é o momento de automatizar sua gestão de cobranças e faturamento, nós vamos te ajudar, solicite agora uma conversa com nossos consultores e veja como a Tenex pode transformar a sua operação.
