Aprenda a delegar tarefas na sua empresa
É bem comum que nos primeiros anos de uma PME, o empreendedor seja multitarefa e um pouco centralizador, com dificuldade em delegar tarefas.
Isso é normal já que a maioria dos negócios começam apenas com o fundador ou uma pequena equipe. Ao passo que o negócio vai crescendo junto com sua equipe, um dos fatores chave para o sucesso de um negócio é saber como delegar tarefas corretamente.
Por outro lado, a postura centralizadora, que em outro momento foi importante para o crescimento da sua empresa, pode ser o gargalo que está dificultando um salto estratégico do seu negócio.
Pensando nisso, reunimos algumas dicas para você entender a importância de delegar tarefas e conhecer as melhores práticas para a gestão da sua equipe:
Liderança, motivação e habilidade: o tripé essencial para delegar tarefas
O que forma uma empresa são as pessoas, por isso, para falarmos de delegação de tarefas, devemos entrar no campo de gestão de pessoas.
O sucesso no repasse das atividades está diretamente ligada à performance do líder, independente do seu estilo de liderança.
Para Paul Hersey e Kenneth Blanchard, autores do livro “Psicologia para Administradores: A Teoria e as Técnicas de Liderança Situacional”, qualquer estilo de liderança será eficaz quando estiver adequada ao potencial do colaborador.
Para explicar isso, eles desenvolveram a matriz Will x Skill (traduzindo: vontade/motivação x habilidade):
Explicando a matriz Will x Skill…
Basicamente, a matriz faz a correlação entre a vontade/motivação em se fazer uma tarefa e a habilidade para realizá-la. Por isso, devemos considerar 4 possibilidades:
- Baixa motivação e baixa habilidade – o cenário mais desafiador. Nesta situação, o líder deve sempre supervisionar e motivar, mas isto pode consumir muito tempo e acabar centralizando a tomada de decisão no líder. Esse cenário só deve ser adotado de maneira temporária;
- Baixa motivação e alta habilidade – o colaborador tem competência para executar mas falta motivação. Neste caso, é essencial manter uma comunicação contínua, clara, exigente e encorajadora com o colaborador;
- Alta motivação e baixa habilidade – caso bastante comum entre novos funcionários, principalmente por ainda não conhecerem bem todos os processos da empresa.Nesta situação, a melhor postura é a de auxiliar o colaborador para que consiga executar bem a tarefa e ao mesmo tempo consiga desenvolver autonomia e as competências necessárias para uma próxima tarefa;
- Alta motivação e habilidade – cuide bastante deste colaborador! Sem dúvidas, este perfil será uma das partes essenciais da engrenagem do seu negócio. Delegue as tarefas, mantenha uma boa comunicação e acompanhe os resultados. É importante ser exigente e dar liberdade para que ele traga as soluções encontradas por ele.Neste cenário você pode entregar problemas para colher soluções, ao invés de ter que detalhar as soluções que precisa.
Entender o perfil dos seus colaboradores é o primeiro passo para delegar tarefas com sucesso. Para cada tarefa você deve escolher a pessoa certa para executá-la e saber como fazer a passagem de bastão.
A diferença: delegar tarefas x “delargar” tarefas
É natural do ser humano querer se manter na sua zona de conforto. Geralmente, um empreendedor terá sempre no “top of mind” aquelas tarefas que são importantes e que, sobretudo, trazem uma satisfação pessoal.
É bem corriqueiro que as tarefas repassadas sejam aquelas mais maçantes e/ou desinteressantes para se cumprir. Porém, agir desta forma pode ser prejudicial ao seu negócio.
Delegar tarefas não é repassar aquelas atividades chatas. Delegar tarefas é escolher a melhor pessoa para executá-la dando todas as condições para que a missão seja cumprida.
Se você está repassando aquelas atividades chatas de se fazer, você “Delargou” uma tarefa.
A situação pode ficar crítica se não houver uma comunicação clara sobre o que precisa ser feito e quais são os resultados esperados.
Por isso, para toda lista de tarefas da sua empresa, é importante fazer uma análise considerando a importância de cada tarefa para o crescimento do seu negócio.
Uma vez definidas as prioridades, é mais fácil decidir quais tarefas serão executadas e para quem serão delegadas.
Lembre-se também de investir e procurar automatizar processos que são possíveis. Assim, você deixa para as máquinas e computadores as tarefas mais repetitivas e foca com sua equipe em tarefas estratégicas e desafiadoras.
Práticas essenciais para delegar tarefas!
Se você leu até aqui, já deve ter em mente que delegar tarefas é entender bem o perfil dos colaboradores, acompanhá-los exercendo o papel de líder e, sobretudo, comunicar com clareza qual é a missão e os resultados esperados.
Então, delegar tarefas pode ser resumido em 5 passos:
- Escolha as tarefas – defina quais tarefas são prioritárias e devem ser delegadas;
- Escolha o melhor colaborador para cada tarefa – dentre os funcionários disponíveis, avalie bem quem tem o perfil adequado para assumir a tarefa. Considerar a matriz will x skill é fundamental;
- Comunique-se com clareza – neste caso, é melhor pecar por excesso! Explique a tarefa com todos os detalhes possíveis e quais os resultados você espera na conclusão. Após explicar, pergunte se o colaborador realmente entendeu e esteja disposto a explicar sob um outro ângulo caso necessário;
- Defina um prazo – o melhor prazo será sempre aquele que não é pequeno o suficiente para estressar, nem grande o suficiente para desmotivar. Sobretudo, escute a opinião do seu colaborador, mas deixe claro o grau de urgência da tarefa;
- Confie e acompanhe – A confiança deve vir desde o primeiro momento! Já o acompanhamento, você pode basear segundo a matriz will x skill, por exemplo . Saber lidar com os colaboradores será a chave do sucesso da sua equipe.
Esperamos que este texto tenha te ajudado! Lembre-se sempre da importância de entender as pessoas, suas habilidades e utilizar as melhores práticas na hora de repassar as atividades. Assim, você que está liderando uma equipe terá mais tempo para focar na estratégia e acompanhar os resultados.
